Faciliteren van bijeenkomsten kan soms behoorlijk stressvol zijn. Een beetje stress houdt je scherp, maar soms wordt het gewoon te veel. HIerover spraken we met stressexpert Annemie Webers in De Facilitator Podcast.
Stress zorgt ervoor dat je meer naar binnen keert, terwijl ontspanning je helpt om volledig aanwezig te zijn voor de groep. Het is dus belangrijk om je eigen stress-triggers te kennen: wat zorgt voor spanning bij jou? Signaleer ze en neem maatregelen.
Vooral in het eerste kwartier van de bijeenkomst leg je de basis voor de sfeer. Ben je dan niet ontspannen, dan kost het extra moeite om een prettige, ontspannen sfeer te creëren.
Een open deur?
Annemie Webers is zelf trainer-facilitator en weet precies wat haar zelf stress oplevert – en hoe ze daarmee kan omgaan. Op tijd van huis vertrekken lijkt een open deur, maar veel facilitators en trainers komen vaker te laat dan ruim op tijd op de locatie. Hoe fijn is het om even te kunnen landen, praktische zaken te regelen en de ruimte eigen te maken voordat de eerste deelnemer binnenstapt? Tenzij je een robot bent, ben je pas echt ontspannen en volledig aanwezig voor de groep als je deze tijd neemt.
Stress is bovendien besmettelijk: als de groep spanning bij jou voelt, kan dat snel overslaan op deelnemers die daar gevoelig voor zijn. Annemie’s advies? “Houd rekening met een dubbele reistijd.”
Perfect voor een kerkkoor?
In aflevering 58 van De Facilitator Podcast spraken we met Esther van der Storm over het inrichten van de ruimte. Wat kan daar veel misgaan! Als je de locatie niet kent, kun je verrast worden door een veel te kleine zaal, meubels die muurvast staan of een akoestiek die geschikt is voor een kerkkoor. Annemie heeft hier weleens flink haar neus voor gestoten.
Gewoon benoemen
Heb je toch stress? Benoem het dan. Zeg dat je het ook spannend vindt. Grote kans dat deelnemers dat herkennen. De spanning glijdt dan van je af, en de deelnemers zullen zelf ook meer ontspannen.
Tien stress-triggers en wat je kunt doen
Er zijn aardig wat stress-triggers bij het faciliteren te noemen. Welke leveren jou de meeste spanning op, en wat kun je er zelf aan doen? Hier een overzicht:
- Jouw energie: Zorg dat je voldoende uitgerust bent. Helpt het om de avond van tevoren te sporten? Of een boek te lezen? Doe wat bij je past.
- Tijd: Beter te veel dan te weinig. Houd rekening met een dubbele reistijd.
- Ruimte: Weet vooraf in welke ruimte je landt. Neem maatregelen om verrassingen te voorkomen.
- Verwachtingen van de opdrachtgever: Zijn die hooggespannen? Plan niet meer dan 60% van de tijd vol, zodat er ruimte is voor uitloop en onvoorziene zaken. Laat je niet te veel leiden door de torenhoge ambities van de opdrachtgever. Achteraf zal hij je dankbaar zijn.
- Ontspanning: Voel je spanning in je lijf of hoofd? Goed ademen doet wonderen. Adem vier seconden in door de neus, houd zeven seconden vast en adem acht seconden uit door de mond (met getuite lippen). Herhaal dit vier keer om stress te verminderen.
- Pauzes: Iedereen heeft ze nodig, jij ook. Schakel in de pauzes even af van de groep. Voel je niet verplicht om altijd met de groep te lunchen. Bestaande teams vinden het vaak fijn om even onder elkaar te zijn.
- Materialen en techniek: Gebruik je een PowerPoint-presentatie? Zorg voor een backup op een tweede apparaat. Neem je veel prikborden en andere materialen mee? Vraag een co-facilitator of iemand van de locatie om te helpen.
- Gedoe in de groep: Van wie is het gedoe? Niet van jou. Leid het gesprek waarbij vervelende gevoelens uitgesproken worden. In de training Faciliteren als een Pro werken we met een stappenplan van voorkomen tot genezen van gedoe.
- Opruimen: Staat de zaal aan het eind nog vol met materialen? Deelnemers hebben vaak na de afsluiting de neiging om snel te vertrekken. Deze truc werkt perfect: Fotografeer eerst de resultaten op de flip-overs, ruim dan samen met de groep op en doe pas daarna de afsluiting of check-out. Zo bespaar je energie en kun je zelf ook op tijd naar huis.
- Herstellen: Heb je een of twee dagen gefaciliteerd? Plan de volgende ochtend hersteltijd in. Er is niks mis mee om pas om 10 uur je laptop open te klappen of rustig na de file naar je werk te gaan.
Jouw grootste triggers?
Maak een lijstje van je grootste stress-triggers en noteer hoe je het de volgende keer beter kunt doen. Krijg je toch stress? Het is wat het is. Zie het als een leermoment. Volgende keer beter!
