Visuele strategiedag OXFAM Novib

Interview met Pepijn Gerrits over de OXFAM Novib Department Day

"Met taal maken we ons werk eigenlijk gecompliceerder dan nodig", vertelt Pepijn Gerrits, Directeur van de afdeling Programma's van OXFAM Novib. Tijdens een bijeenkomst begin juni 2023 komt de hele afdeling bij elkaar om samen te werken aan de verschillende strategieën en te bepalen hoe deze bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie wereldwijd. 

Een visuele teamsessie waar strategie en samenwerking samenkomen

Windy Massabni, een collega van Pepijn, kent ons van het visualiseren en vraagt ons de bijeenkomst te faciliteren

 en de gezamenlijke strategie in beeld vast te leggen. Dit is echt wat voor The Visual Connection, het inzetten van de kracht van visualisatie

om mensen en doelen met elkaar te verbinden.  

Het faciliteren van een strategische sessie begint met een goede voorbereiding

Direct na het eerste contact met Windy plannen we verschillende voorbereidende meetings om de doelen van de dag af te stemmen. Belangrijke elementen voor een succesvolle dag zijn: 

• Het programma - een goede balans tussen inhoud, plezier en samenwerken.  
• De rolverdeling op de dag zelf - het organiserende team is gebrieft en iedereen weet wat hij kan verwachten en wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen.
• Goed gebruik van de ruimte en materialen zodat er in wisselende groepen kan worden samengewerkt aan het grote plaatje en het gezamenlijke resultaat.  

Op de dag zelf zetten we ruim 80 man met stift en papier aan het werk. Het doel? Op een praktische en actieve manier werken aan de strategie en tegelijkertijd zorgen voor meer onderlinge verbinding en een betere samenwerking tussen de verschillende teams.  

Hoe het zakelijk tekenen bijdraagt aan onderlinge verbinding  

Het klinkt allemaal heel makkelijk. Pak een stift en teken samen met de rest van jouw team jullie strategie op een groot vel papier. In de praktijk heeft dit meer voeten in aarde. We beginnen de dag met een korte tekenworkshop. Want hoe teken je een team, een plan, een doel? Pepijn geeft aan dat het idee om samen te tekenen hem erg aansprak. Wel was hij van tevoren bang dat het leren tekenen teveel tijd in beslag zou nemen en dat er te weinig tijd zou overblijven om echt inhoudelijk stappen te maken. "Gelukkig is het tegendeel waar. Juist door het tekenen kwamen we sneller bij de inhoud en werd het delen van de verschillende strategieën een heel natuurlijk proces."

Ieder team brengt hun eigen strategie in beeld om deze daarna te delen met de andere teams. 

"De opbouw van het programma heeft hier ook echt aan bijgedragen. Door te beginnen op individueel niveau zijn mensen scherper gaan nadenken over de strategie en hun eigen bijdrage daaraan." Omdat ieder zijn eigen rol letterlijk moest tekenen, bleef men dichtbij bij de kern. Na het tekenen van alle strategieën was er een soort van marktplaats waarbij je in carrouselvorm het verhaal van de andere teams te zien en te horen kreeg. Wat blijkt? Het zijn juist de tekeningen met de persoonlijke toelichting die de mensen bij elkaar brengen. De collega's van verschillende teams zien letterlijk wat de andere teams doen. Ze zien de verschillen en overeenkomsten met hun eigen werk en hoe ze elkaar eigenlijk nodig hebben om impact te maken. Dit levert mooie gesprekken en nieuwe verbindingen op, aldus Pepijn.